Avec l’arrivée des plateformes collaboratives telles que Microsoft Office 365 et Google, les conseils scolaires ainsi que les directions des écoles se questionnent par rapport à l’archivage et la facilité d’accès à la mémoire corporative – c’est à dire les ressources et les savoirs créés à l’intérieur de l’organisme.

La thématique de la mémoire corporative revient de plus en plus lors de mes rencontres avec les directions d’école ainsi que le personnel-cadre des conseils scolaires. Voici quelques points les plus fréquemment soulevés:

• comme direction d’école, j’aimerais avoir un accès facile, rapide, et sur mesure aux rapports d’évaluation antérieurs ainsi que les plans annuels de perfectionnement des membres de mon personnel;
• comme surintendant, j’aimerais pouvoir accéder aux ressources développées par une direction d’école, mais elle n’est plus à l’emploi du conseil;
• comme nouvel enseignant d’une 5e année, j’aimerais pouvoir explorer la planification de ma collègue qui a enseigné à un groupe de 5e l’année passée. Cependant, elle travaille maintenant dans une autre école;
• j’aimerais pouvoir consulter un répertoire d’outils de monitorage développés par d’autres directions de mon conseil lors des dernières deux années.

À ce jour, un bon nombre d’enseignants, de directions, et de surintendants enregistrent leur travail dans leur nuage – un OneDrive ou Google Drive par exemple. Ceci est une excellente pratique à adopter qui offre plusieurs avantages. D’ailleurs, la solution nuage nous offre amplement d’espace d’entreposage dans lequel nous pouvons classer toutes nos productions et ressources numériques. Nous pouvons alors partager facilement le contenu de ce qu’il se retrouve dans notre espace de travail.

Qu’arrive-t-il alors à ce contenu si, un jour, un membre de l’équipe n’est plus employé dans mon lieu de travail, ou même de mon organisme? Comment allons-nous accéder aux ressources que cette personne a développées? C’est la situation dans laquelle un nombre croissant d’écoles et conseils font face.

La centrale organisationnelle

Le roulement fréquent au sein d’un personnel scolaire est une réalité dans plusieurs écoles. Pour certaines, c’est pratiquement un nouveau personnel en début de chaque année scolaire. Souvent, tout est à recommencer lorsque le mois de septembre arrive. Il incombe donc aux directions et à leur équipe de mettre en place un mécanisme qui leur permettra de conserver ce qui a été construit maintenant par les membres de l’équipe afin de pouvoir s’en servir comme ressources plus tard. Entreposer le tout à l’intérieur d’espaces individuels dans le nuage ne répond pas au besoin, puisque le contenu risque de partir avec l’individu. Les écoles et conseils scolaires doivent créer une centrale organisationnelle dans laquelle peut vivre cette intelligence collective. Un espace dans lequel une enseignante ou un enseignant peut déposer un plan de leçon, une ressource, un lien à une vidéo, ou même sa planification au complet d’une thématique pédagogique quelconque qui est étudiée avec ses élèves. Un espace dans lequel nous pouvons laisser les traces des rencontres de nos communautés d’apprentissage, des nos parcours et enquêtes, ou même des sujets abordés lors des rencontres du personnel. Un espace qui est facilement accessible d’une année à l’autre, peu importe si le personnel change.

Le «quoi» et le «où»

Au niveau de l’archivage, il faut se questionner par rapport à quels types de ressources seront ciblés, et où les déposer. Pourquoi ne demanderait-on pas à nos enseignantes et enseignants de créer et/ou déposer leur planification et leurs ressources dans une centrale organisationnelle au lieu d’un OneDrive ou d’un Google Drive individuel? De cette façon, tout le personnel pourrait en bénéficier. Cependant, il est important de s’entendre sur le quoi, car la solution n’est certainement pas d’y ajouter tout ce que font les profs. Un bel exercice serait de compléter un simple tableau dans lequel le personnel identifie ce qui sera ajouté à la centrale organisationnelle, et ce qui peut résider dans les espaces individuels.

Les plateformes Microsoft et Google offrent des options quant à la création d’une centrale organisationnelle qui permet de conserver la mémoire corporative.

Google Drive d’équipe

Si votre conseil scolaire utilise la suite Google, vous pouvez créer un Google Drive d’équipe. Essentiellement, c’est un espace qui appartient à l’école, et dans lequel vous pouvez créer et/ou déposer directement vos ressources et y avoir accès d’une année à l’autre. Il n’y a donc pas de liens de partage à gérer.

Advenant qu’un membre du personnel (direction, enseignant) quitte l’équipe, ses contributions demeurent dans la mémoire corporative. Il ou elle peut même se créer une copie de ses productions à l’intérieur de son Drive.

Microsoft SharePoint

Si votre conseil a opté pour la suite Microsoft, alors Microsoft SharePoint est une excellente option pour une centrale organisationnelle. SharePoint est un espace de collaboration ou de portail d’information dans lequel il est possible de déposer des documents et fichier, tout comme le Drive d’équipe de Google.

Source: https://binged.it/2n0Ayiw

Toutes les ressources sont donc conservées et accessibles par les membres de l’équipe. Encore une fois, pas de liens de partage à gérer, et pas de pertes de ressources si un membre de l’équipe quitte pour aller travailler ailleurs. SharePoint peut même être intégré à l’intérieur de Microsoft Teams, un outil de collaboration très puissant.

Il est important pour le personnel de nos écoles de mettre en place une façon de pouvoir bâtir la capacité en partageant les ressources, en s’appuyer un et l’autre, et en collaborant ensemble. Le travail que fait le personnel dans nos écoles est de grande valeur, et doit être accessible et conservé pour nourrir la communauté scolaire. Comment allez-vous bâtir la mémoire corporative de votre école?