Saviez-vous qu’un excellent indicateur de la santé d’une équipe n’est pas nécessairement des chiffres d’affaires, mais plutôt comment se déroulent leurs réunions ? Quand j’y pense, ça a du sens. Nous pouvons en apprendre beaucoup au sujet de la santé d’une équipe en observant ses membres lors des réunions: l’ordre du jour, les interactions, le non verbal, et le taux de participation ne sont que quelques exemples de facteurs qui en disent amplement.

If someone were to offer me one single piece of evidence to evaluate the health of an organization, I would want to observe the leadership team during a meeting.

Patrick Lencioni – The Advantage

Dans le but de vivre des succès, une équipe se doit de jeter un regard sur la façon dont les réunions sont organisées et exécutées.

Bien qu’il y en a beaucoup plus, je vous partage 5 stratégies à considérer pour tenir de bonnes rencontres efficaces.

1. Qui devrait y être ?

Parfois, il y a trop de personnes à la table. Quand vient le temps de décider qui doit participer à la réunion, les leaders ont souvent tendance à vouloir être trop inclusifs. J’ai souvent fait cette erreur, parce que je voulais que les gens dans mon équipe sachent que ma porte était ouverte, et que j’accueillais toutes les idées de tout le monde. Toutefois, j’ai rapidement réalisé qu’un trop grand nombre de participants va à contre-courant de l’optimisation de la prise de décisions. Les gens ont tendance à faire des déclarations au lieu de poser des questions pour bien saisir le sujet discuté. La raison principale étant qu’ils ne pensent pas avoir la chance de faire connaitre leurs idées à cause de la contrainte de temps et du nombre élevé de personnes qui voudront faire connaitre leur position. Alors vaut mieux déclarer sa position au lieu de poser des questions, car l’opportunité de prendre la parole ne fera pas un 360 degrés. Bien que certaines réunions demandent la participation de tous (et avec raison), nous pouvons augmenter l’efficacité et l’efficience de plusieurs autres en réduisant le nombre de participants.

Toutefois, j’ai rapidement réalisé qu’un trop grand nombre de participants va à contre-courant de l’optimisation de la prise de décision.

Joël McLean

Les objectifs de la réunion sont aussi à considérer. Selon les besoins, quelles personnes dans l’équipe possèdent les bonnes compétences et les connaissances nécessaires pour contribuer d’une façon positive et significative et y arriver à des solutions ? Ce sont elles qui doivent être à la table.

2. Ordre du jour en temps réel

Prenez quelques instants pour penser à comment l’ordre du jour d’une réunion est construit. Pouvez-vous vous rapporter à certains des constats suivants ?

• L’ordre du jour est monté par le leader seulement
• L’ordre du jour est collaboratif
• L’ordre du jour est monté la journée de la réunion
• Il n’y a pas de consultation auprès de l’équipe quant aux sujets
• L’ordre du jour n’est pas partagé avant la réunion

Pour ma part, j’ai pu m’associer à chacun d’eux à un moment donné durant ma carrière. Cependant et avec le temps, j’ai réalisé qu’il fallait faire autrement pour solidifier l’équipe et rendre les réunions beaucoup plus engageantes et efficaces.

Une stratégie que j’ai découverte dernièrement est l’ordre du jour en temps-réel. Pour se faire, il s’agit de ne pas finaliser l’ordre du jour avant la rencontre, mais de vivre l’exercice d’ajouter des sujets en temps-réel en début de rencontre. Voici la procédure:

En début de rencontre, le leader demande à chaque personne de verbaliser, en 30 secondes et sans explications, leurs 2 plus grandes priorités du mois (ou de la semaine – le tout dépend de la fréquence des rencontres). Suite à ceci, l’équipe fait la sélection en temps-réel des sujets (priorités) à ajouter à l’ordre du jour. Ces sujets doivent s’aligner avec l’intention de la rencontre, le temps alloué, ainsi que les objectifs de l’entreprise. C’est l’équivalent de poser la question: “Qu’est-ce qui est le plus important, dans ce moment ?”.

3. Le conflit productif

Habituellement, nous voulons éviter le conflit. Le mot même engendre des sentiments négatifs et de l’anxiété chez plusieurs personnes. Toutefois, que pouvons-nous dire d’une équipe qui est toujours en accord, n’ayant aucun point de vue différent ? Je vous dirais que c’est probablement une équipe dont le taux d’évolution n’est pas trop élevé.

Dans une équipe, il est important d’avoir des opinions divergentes car ceci nous apporte à analyser le sujet de différentes perspectives, à considérer des angles que nous n’aurions pas considérés, ce qui nous guide souvent à plus qu’une option comme solution. Lorsque les membres de l’équipe s’engagent dans une discussion dans laquelle ils sont en désaccord, le leader devrait les arrêter pour un très bref moment afin de leur dire que ce qu’ils font est une bonne chose.

Le leadership doit encourager le conflit productif à l’intérieur de l’équipe. En développant des relations saines ayant le respect à la base, partager, débattre, accepter et adopter des idées divergentes devient un levier puissant dans la croissance de l’organisation.

Le leadership doit encourager le conflit productif à l’intérieur de l’équipe.

Joël McLean

4. Le silence = désaccord

Un défi souvent rencontré lors des réunions est le manque de participation. Que faire avec les personnes qui restent silencieuses durant les discussions ? Il est important que chaque membre de l’équipe s’engage à collaborer activement, surtout lors de conflits productifs.

Dans le livre The Advantage, l’auteur présente l’exemple d’un vice-président d’une grande entreprise de breuvage qui trouvait qu’il n’y avait pas assez de conflits productifs dans l’équipe. Cet exécutif a donc mis en place 2 règles formelles pour les réunions:

1. Le silence = désaccord. Si une personne choisit le silence pendant les discussions, ceci serait interprété comme un désaccord, ce qui veut dire que l’équipe ne peut pas en arriver à une décision finale.
2. Suite à chaque discussion, le leader confirme auprès de chaque membre leur engagement envers la décision finale.

En créant des attentes claires et en définissant les règles du jeu, les gens réaliseront que le silence n’est pas une option pour le bien de l’équipe.

5. Le retour pour assurer la compréhension

Les décisions prises durant une réunion peuvent être interprétées de différentes façons. Malgré le fait que les personnes sont assises assemble dans la même salle, elles peuvent tous quitter avec une différente idée de ce qui a été décidé pendant la réunion. Et souvent, les gens sont trop pressés à quitter la réunion ! C’est incroyable combien de fois, à peine quelques jours suivant une réunion, que j’aie constaté que la décision finale de l’équipe n’avait pas été bien interprétée du tout. Et dans certains cas, les membres de l’équipe de leadership n’étaient pas sur la même page du tout.

Heureusement, il y a une solution.

Il faut ajouter un bloc de temps à la fin de chaque réunion afin de faire un retour sur les décisions prises, ainsi que les actions dont chaque membre de l’équipe s’est engagé à faire. C’est une discipline importante à développer car c’est à ce moment que l’équipe peut s’assurer de clarifier au besoin.

Vous cherchez à augmenter l’efficacité de votre équipe ? Alors je vous recommande de mettre en oeuvre avec cos équipes ces 5 stratégies dès aujourd’hui !