Créer des systèmes d’intelligence et non pas des systèmes de planification est une approche gagnante (voir mon dernier billet) qui non seulement maximise l’impact de nos équipes, mais qui a le potentiel de nous amener encore plus loin que nous avions imaginé. Dans le but d’investir dans les membres de nos équipes et de les accompagner, une pratique gagnante est d’adopter un rituel indispensable: la rencontre check-in.

La rencontre check-in est un temps privilégié entre le leader et chaque membre de son équipe, l’intention étant de faire une mise à jour quant au cheminement vers nos objectifs. Cette rencontre n’est pas de longue durée (un maximum de 20 minutes), et permet de faire le temps pour un dialogue axé sur essentiellement deux éléments: les priorités actuelles du membre de l’équipe, et l’appui de la part de son leader. Il est important de comprendre que l’intention de cette rencontre n’est ni pour microgérer, ni pour cocher les éléments d’une liste de choses à faire. Au contraire, c’est une façon d’arroser régulièrement nos semences. En début d’année, nous établissons des objectifs à atteindre comme individu et comme équipe. Toutefois, dans l’absence de suivis intentionnels, ces objectifs sont oubliés aussi rapidement que l’arrivée de l’Halloween.

Pour maximiser et réussir les rencontres check-in, nous devons considérer deux éléments essentiels: la fréquence et le contenu.

La fréquence

Quelle est la fréquence optimale pour nos rencontres check-in ? Bien que chaque leader détermine la fréquence selon différents facteurs, tel que la disponibilité, la meilleure pratique d’après les meilleurs leaders est la rencontre hebdomadaire. La raison ? Ces leaders comprennent que le travail à faire au courant de l’année n’est pas un long parcours durant lequel tout est planifié à l’avance, mais bien des petites étapes dans lesquelles nous avançons un pas à la fois. Cette approche permet de faire des ajustements sur mesure, de recentrer les objectifs et priorités, de coacher les membres de nos équipes afin de bâtir la capacité.

Il est important aussi d’être constant et de respecter le calendrier des rencontres. Même que les meilleurs leaders rapportent que la fréquence des rencontres check-in est plus importante que l’exécution parfaite du contenu des rencontres. C’est comme ça que nous parvenons à développer de bonnes habitudes. Nous devons adopter la mentalité de ne pas vouloir être la personne qui manque une rencontre.

Le contenu

Tel que mentionné plus haut, la rencontre check-in ne devrait pas dépasser 20 minutes en durée. Pour les leaders avec de très grandes équipes, une planification par cycle s’avère une approche gagnante.

Durant ces rencontres, le leader pose deux questions au membre de l’équipe:

1. Quelles sont tes priorité cette semaine ?
2. De quelles façons puis-je t’aider ?

L’important ici, c’est d’entretenir une conversation avec la personne afin de la soutenir pendant que le travail se fait, en temps réel.

Aborder ces deux questions à chaque semaine nous permet de traiter des éléments lorsqu’ils sont frais, et non pas des éléments qui se sont présentés il y a trois semaines. Notre influence sur le maintenant est beaucoup plus grande que sur le passé.

C’est l’exercice du leadership

La rencontre check-in est un élément important dans le développement des systèmes d’intelligence. Une équipe avec une fréquence élevée de check-in a des occasions privilégiées pour échanger de l’information, augmentant donc son intelligence collective. La rencontre check-in avec chaque membre d’une équipe n’est pas une action supplémentaire à notre leadership: c’est l’exercice de notre leadership.